In Zeiten stark angestiegener Energiekosten ist sie häufig Gegenstand von Diskussionen und recht­li­chen Auseinandersetzungen zwischen Mie­ter und Vermieter: Die alljährliche Neben­kos­ten­ab­rech­nung. Sie ist deswegen eine Belastungsprobe für jedes Mietverhältnis, weil ei­ner­seits viele Abrechnungen über die Nebenkosten (oder auch Betriebs­kosten genannt) feh­ler­haft sind. An­de­rer­seits ergeben auch kor­rek­te Nebenkostenabrechnungen wegen den in den letzten Jah­ren förm­lich explodierten Energiekosten häufig hohe Nachzahlungen für den Mieter, der wie­de­rum seinen Un­mut darüber auf den Vermieter über­trägt.

 

Grundsätzlich gilt: Viele Streitigkeiten über die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung können bereits durch ei­ne eindeutige und klare Ver­trags­ge­stal­tung zu Beginn des Mietverhältnisses vermieden wer­den. Die mietrechtlichen Vorschriften beinhalten keine grund­sätz­li­che Re­ge­lung darüber, wer die Neben- oder Betriebskosten zu tragen hat. Somit sind sie bei Fehlen ei­ner ent­spre­chen­den Ver­ein­ba­rung mit der Miete ab­ge­gol­ten und vom Vermieter zu tragen. Sol­len die Be­triebs­kos­ten da­her auf den Mieter umgelegt werden, muss dies ausdrücklich im Miet­ver­trag vereinbart wer­den. Man sollte sich die Zeit nehmen und mög­lichst genau und eindeutig regeln, ob und wel­che Betriebs­kos­ten vom Mieter übernommen werden sollen. Da­bei kann ent­we­der eine mo­nat­li­che Vorauszahlung des Mieters vereinbart werden, über die der Ver­mie­ter ab­zu­rech­nen hat, oder eine Pauschale. In letztem Fall sind al­le Kosten mit der monatlichen Zah­lung ab­ge­gol­ten. Es ist dann das Ri­si­ko des Vermieters, ob er mit diesem Be­trag aus­kommt oder nicht. Aber auch der Mieter kann dann keine Rückzahlung verlangen, selbst wenn die tat­säch­li­chen Kos­ten niedriger sind. Hinsichtlich der Heiz­kos­ten kann nur ausnahmsweise unter be­stimm­ten Voraussetzungen ei­ne Pauschale vereinbart werden.

 

Meistens finden sich daher in Miet­ver­trä­gen Re­ge­lun­gen über eine Vo­raus­zah­lung des Mie­ters, über die der Vermieter jährlich ab­rech­net. Da­mit die Um­la­ge von Betriebskosten wirk­sam ist, muss eine in­halt­lich bestimmte und eindeutige Ver­ein­ba­rung im Mietvertrag getroffen wer­den. Genügt die Vereinbarung die­sen, von den Gerichten fest­ge­leg­ten Voraussetzungen nicht und kann der Mieter etwa nicht er­ken­nen, für welche Kosten er neben der Miete auf­kom­men soll, ist die Um­la­ge der Nebenkosten in der Regel insgesamt unwirksam und der Ver­mie­ter hat die Neben­kos­ten zu tragen. Welche Nebenkosten auf den Mieter umlagefähig sind, regelt seit dem 01.01.2004 die Be­triebs­kos­ten­ve­rord­nung. Dem Miet­ver­trag müssen die Be­triebs­kos­te­nar­ten im Ein­zel­nen zu ent­neh­men sein, wobei auch eine Be­zug­nah­me auf die Be­triebs­kos­ten­ve­rord­nung er­fol­gen kann. Sonstige Betriebskosten, die in der Be­triebs­kos­ten­ve­rord­nung nicht aus­drück­lich genannt sind, dür­fen in der Regel nur dann auf den Mieter um­ge­legt werden, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist. Grund­sätz­lich können nur "echte Be­triebs­kos­ten" auf den Mieter umgelegt werden, nicht je­doch Verwaltungskosten und im Grundsatz auch keine Kosten für die In­stand­hal­tung bzw. In­stand­set­zung des Ge­bäu­des (ausgenommen hier­von sind lediglich kleinere Reparaturen, falls ei­ne so genannte Klein­re­pa­ra­tur­klau­sel im Miet­ver­trag enthalten ist).

 

Ebenfalls ausdrücklich im Mietvertrag geregelt sein sollte der Maß­stab, nach welchem die Be­triebs­kos­ten auf die einzelnen Mieter um­ge­legt werden. Anderenfalls gilt die gesetzliche Re­ge­lung, wo­nach für die nicht verbrauchsmäßig erfassten Betriebskosten die Wohn­flä­che als Um­la­ge­maß­stab gilt. Daher sollten bereits bei Vertragsabschluss bei­de Miet­par­tei­en darauf ach­ten, dass ein Umlageschlüssel gewählt wird, der beiden Seiten gerecht wird.

 

Ist es dann soweit und der Vermieter muss die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung erstellen, können Dis­kus­sio­nen und Auseinandersetzungen ver­mie­den werden, indem auf eine nachvollziehbare und verständliche Ab­rech­nung geachtet wird. Damit die Abrechnung den von der Recht­spre­chung geforderten Mindestangaben entspricht, muss die Ab­rech­nung in jedem Fall enthalten:

 

•  die Gesamtbetriebskosten, aufgeschlüsselt nach den einzelnen Be­triebs­kos­te­nar­ten

•  die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Um­la­ge­schlüs­sels

•  die Berechnung des Betriebskostenanteils des Mieters je Be­triebs­kos­te­nart und als Summe

•  die Summe der Vorauszahlungen des Mieters

•  der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters von seinem Be­triebs­kos­te­nan­teil

•  die Angabe des Rechnungssaldos.

 

Die Abrechnung muss so erfolgen, dass ein durchschnittlich gebildeter Mie­ter ohne ein­schlä­gi­ge Fachkenntnisse sie gedanklich und rech­ne­risch nachprüfen kann. Die in diesem Sinne ord­nungs­ge­mä­ße Ab­rech­nung muss dem Mieter innerhalb von 12 Mo­na­ten nach Ende des Ab­rech­nungs­zeit­rau­mes zugehen. Nach Ablauf die­ser Frist kann der Ver­mie­ter in der Regel Nach­for­de­run­gen nicht mehr geltend machen. Auf der an­de­ren Seite gilt für den Mieter, dass er Einwendungen gegen die Ab­rech­nung grundsätzlich nur in­ner­halb von 12 Monaten nach Zu­gang erheben kann.

 

Bei Unsicherheiten im Zusammenhang mit der Abrechnung ist es für bei­de Seiten sinnvoll, zu­nächst auf die andere Seite zuzugehen und auf­ge­tre­te­ne Fragen offen anzusprechen. Falls je­doch keine Klärung her­bei­ge­führt werden kann, sollte fachkundiger Rat ein­ge­holt werden. Nur wenn die streitigen Fragen bezüglich der aktuellen Abrechnung ge­klärt sind, wer­den Strei­tig­kei­ten über zukünftige Abrechnungen ver­mie­den. Das Vertagen der Un­stim­mig­kei­ten ist eine für beide Seiten un­be­frie­di­gen­de Lösung, denn nach wie vor gilt: Die nächs­te Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung kommt bestimmt.