1. Einführung
Rechtsbeziehungen werden durch Willenserklärungen gestaltet. In vielen Fällen genügt das gesprochene Wort oder die schriftliche Erklärung, um eine bestimmte Rechtsfolge (z. B. eine Vertragsschluss oder eine Kündigung) herbeizuführen. Mit der Verfügbarkeit neuer Medien auch im privaten Bereich hat sich jedoch das Kommunikationsverhalten verändert. Dabei sind die rechtlichen Auswirkungen oftmals unbekannt.

2. Mündliche Erklärungen
Die unmittelbarste Form der Kommunikation ist das gesprochene Wort. Die mündliche Erklärung unter Anwesenden geht dem Gesprächspartner sofort zu und wird von diesem sofort angenommen oder abgelehnt. Auf diesem Wege kommen viele Verträge des täglichen Lebens zustande.

3. Schriftliche Erklärungen
Ist der vorgesehene Vertragspartner nicht anwesend oder ist nach dem Gesetz für die vorgesehene Rechtshandlung die Schriftform vorgeschrieben, muss die entsprechende Erklärung schriftlich abgegeben werden. Aus der Erklärung muss erkennbar sein, was wer erklärt. Daher ist eine schriftliche Erklärung ohne Unterschrift unwirksam. Die Unterschrift muss eine Individualisierung des Absenders zulassen.

Darüber hinaus muss die schriftliche Erklärung dem Empfänger zugehen, also so in seinen Machtbereich gelangen, dass unter normalen Umständen die Möglichkeit der Kenntnisnahme hat.

3.1 Standard-Brief
Traditionell wird eine schriftliche Erklärung per Brief versandt und vom Postboten in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen. Dann ist der Brief zu dem Zeitpunkt dem Empfänger zugegangen, zu dem unter normalen Umständen mit der Leerung des Empfänger-Briefkastens zu rechnen ist.

In bestimmten Fällen ist es erforderlich, dass der Absender die Tatsache und den Zeitpunkt des Zugangs beim Empfänger nachweisen muss.

3.2 Bote
Dies geschieht am einfachsten durch Übermittlung der Erklärung per Boten, der dem Absender anschließend mitteilt, wann er wem den Brief, der die Erklärung enthalten hat, übergeben oder wann er den Brief in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen hat.

3.3 Einschreiben
Steht kein privater Bote zur Verfügung, kann ein Zeuge bestätigen, dass der Brief die behauptete Erklärung enthält und den Brief per Post in der Versendungsform "Einschreiben-Rückschein" versenden. Der Postzusteller vermerkt auf einer dem Brief beigefügten Postkarte, dem Rückschein, wann und an wen er die Briefsendung ausgeliefert hat. Der Empfänger bestätigt das durch Unterschrift. Der Rückschein wird an den Absender zurück geschickt.

Trifft der Postzusteller den Empfänger jedoch nicht an, hinterlässt er eine Benachrichtigungsschein mit dem Hinweis, dass ein Einschreibebrief bei der Post zur Abholung durch den Empfänger hinterlegt ist. Das Einwerfen des Benachrichtigungsscheins in den Briefkasten des Empfängers führt jedoch noch nicht zum Zugang des Einschreibebriefes. Die Rechtswirkung des Zugang tritt vielmehr auch in diesem Fall erst in dem Zeitpunkt ein, in welchem der Empfänger die Möglichkeit hat, vom Inhalt des Einschreibebriefes Kenntnis zu nehmen. In der Regel ist der Empfänger auch nicht verpflichtet, aufgrund eines Benachrichtigungsscheines den Einschreibebrief bei der Post abzuholen.

Falls nur die rechtzeitige Absendung eines Schreibens bewiesen werden muss, genügt die Versendung als "Einwurf-Einschreiben".

3.4 Gerichtsvollzieher
Schließlich kann ein Schreiben auch durch Vermittlung eines Gerichtsvollziehers oder (auf gesonderten Antrag beim Amtsgericht) im Wege öffentlicher Zustellung rechtswirksam zugestellt werden.

4. Elektronische Erklärungen
4.1 Telefax
Die Übermittlung per Telefax (Fernkopie) kennzeichnet eine besondere Versendungsform. Es handelt sich um eine elektronisch übermittelte und beim Empfänger reproduzierte Abbildung einer beim Absender im Original vorhandenen Vorlage.

Für die Rechtswirkung der Übermittlung eines Briefes per Telefax kommt es darauf an, ob der Absender den Brief durch Unterschrift zum Versand freigegeben hat und ob der Adressat den Brief vollständig empfangen und reproduzieren konnte. Auch in dem Fall erhält der Empfänger nur eine Kopie des Originals. Die Rechtswirkung der Telefax-Übermittlung hängt davon ab, ob eine Willenserklärung im Original vorzulegen ist oder ob die Übermittlung einer Kopie genügt.

Die Telefax-Übermittlung garantiert keinen rechtssicheren Nachweis des Zugangs der Sendung beim Empfänger. Trotz eines Bestätigungsvermerks des Sendegerätes können Übermittlungsfehler nicht ausgeschlossen werden.

4.2 E-Mail
Eine E-Mail besteht aus einer digitalisierten Zeichenfolge, die keine unverfälschbare Zuordnung auf den Absender und keine zweifelsfreie Freigabe durch den Absender enthält, vergleichbar einer Unterschrift in einem Brief. Nur wenn die E-Mail in einem anerkannten Verfahren verschlüsselt und elektronisch signiert ist, können auf diesem Wege rechtswirksam Willenserklärungen abgegeben werden.

4.3 SMS
SMS sind kurze Textnachrichten, die im Mobilfunk- und Festnetz verschickt werden. Dieser Übermittlungsweg ist nicht geeignet zur Versendung rechtserheblicher Erklärungen.

5. Zusammenfassung
Es kommt nicht nur darauf an, was man erklärt, sondern auch wie man es erklärt. Um die angestrebte Rechtswirkung zu erreichen, ist die richtige Form der Kommunikation entscheidend.